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Hostess ECM Starter Pack

In molte, negli anni, si saranno viste recapitare proposte di collaborazione per particolari tipi di eventi, detti congressi ECM, per cui si richiede un'esperienza pregressa ed è previsto per questo un compenso più alto del normale.
E le hostess senza esperienza nei suddetti eventi si saranno arrovellate la mente approdando inevitabilmente all'annosa polemica che scoraggia chiunque voglia affacciarsi in un nuovo campo di esplorazione lavorativa: "come poter fare la prima esperienza, se mi si richiede esperienza per poter lavorare negli ECM?". Sconsigliamo di cercare una risposta a questo sillogismo che pone la hostess, il congresso ECM e l'esperienza come termini di un'inferenza non valida e senza via d'uscita, così come con la storia della gallina, dell'uovo e di chi è nato prima.


Il segreto è agire, darsi da fare con i normali congressi, dove si possono apprendere la maggior parte delle linee guida comuni a tutti gli eventi. Una volta assunta adeguata preparazione in campo congressuale, nessuno potrà fermarvi dall'accaparrarvi l'ambito titolo di "hostess ECM": vi basterà comprendere bene con il vostro referente le dinamiche fondamentali dell'evento, che a grandi linee saranno riassunte qui di seguito, al solo scopo di farvi dare una sbirciatina al di là del sipario che vi separa da questo tipo di grandi eventi, ai quali vi portiamo abitualmente da anni.

 

Immaginando di rivolgerci sia alle matricole che alle senior hostess per eventi, cercheremo di essere chiari ma volutamente non esaustivi, per evitare che questo approfondimento sostituisca il fondamentale confronto diretto con il referente dell'evento per il quale lavorerete. 

 



Di fatto, un ECM è un congresso. E un congresso è un evento, al quale molti relatori vengono invitati ad esporre la propria presentazione da una segreteria organizzativa (nello specifico provider), la quale solitamente rappresenta il cliente della vostra agenzia di hostess, ovvero quell'entità che mentre vi trovate a lavorare potete considerare semplicemente il vostro Megadirettore Galattico, al quale non è consigliabile, in nessun caso e per la vostra incolumità, rispondere "Non lo so" o "No" (risposte preconfezionate sempre adorabili da utilizzare in alternativa: "Non lo so ma verifico" oppure "No, posso fare qualcosa?").

L'acronimo ECM sta per Educazione Continua in Medicina (e con questo avete già scoperto anche quali ambiti professionali sono coinvolti in qualità di partecipanti). Da molti addetti ai lavori chiamato anche "corso", l'ECM rappresenta una fonte di aggiornamento per i professionisti del settore medico che, in varie misure, necessitano di frequentare questi incontri al fine di sostenere una verifica necessaria a conseguire dei crediti, proprio come le nostre hostess più giovani alle prese con i propri CFU universitari. Ecco che emerge quindi la caratteristica che distingue un congresso da un congresso ECM: la frequenza dei partecipanti è monitorata poichè essa stessa determina la possibilità dei partecipanti di sostenere la verifica e trasformare la propria presenza al congresso in crediti necessari per l'esercizio della propria professione. Questo punto dovrebbe aver chiarito come mai si richiede sempre una hostess con adeguata esperienza per gestire questo tipo di eventi.

 

Nel dettaglio, come promesso, vi mostreremo qui di seguito lo Starter Pack della hostess ECM che vi assicurerà di non impallidire sul posto aprendo la scatola del vostro materiale come se fosse un vaso di Pandora.

Elementi di fondamentale importanza per l'ECM saranno:

  • registro dei partecipanti: precompilato con i nomi dei partecipanti preiscritti, sarà necessario farlo firmare in entrata e in uscita indicando l'orario (quando non siano previsti scanner e badge elettronici per la contabilizzazione della frequenza al corso);
  • attestati di partecipazione, in numero leggermente superiore a quello dei partecipanti previsti: da compilare intuitivamente a fine evento e senza commettere errori, poichè quelli in eccedenza non serviranno a riparare a questi ma per eventuali partecipanti fuori elenco;
  • pen drive usb: andrà utilizzata per memorizzare prima degli interventi tutte le presentazioni dei relatori su un unico supporto, da collegare al pc che verrà utilizzato per la proiezione delle slide durante il convegno;
  • documentazione per i relatori: dopo aver raccolto la firma dei relatori, la stessa andrà ritirata e riposta con il materiale ECM da riconsegnare a fine evento;
  • questionari ECM: da consegnare e poi ritirare al momento prestabilito dal programma - inutile specificare che anche in questo caso non sarete mai così fortunate da averne in eccedenza, quindi se non per casi di vita o di morte, non è previsto un secondo questionario di bella copia per nessuno, nemmeno per il giovane medico carino che vi intenerirà su quanto è complicato stare al passo con studio e lavoro (ma se è davvero carino, dopo esservi accertate che tutti ne abbiano ricevuto uno, potrete fornirgli quello eventualmente avanzato);
  • report: da compilare durante l'evento, questo modulo dovrà riportare tutte le variazioni avvenute in corso d'opera (variazioni nella successione degli interventi, disagi segnalati dai partecipanti, richieste speciali dei relatori al provider e simili).

 

Di seguito invece un breve sommario del materiale aggiuntivo che potrete (sperare di) avere a disposizione e che avendo un minimo di esperienza negli eventi riconoscerete come materiale comune ad ogni congresso: la cancelleria, dei blocchi note da lasciare solitamente sulle sedute dei partecipanti prima del loro arrivo, bottiglie d'acqua da sostituire sul podio dei relatori al termine di ogni intervento, e la cartellonistica da apporre al vostro arrivo dove richiesto dall'organizzazione.


Per accertarvi di avere in pugno l'intero congresso, non sottovalutate l'importanza del programma dell'evento: vi sarà utile consultarlo costantemente per sapere in quale ordine i relatori esporranno le proprie presentazioni, e dovrete difenderlo durante tutto l'evento perchè i partecipanti, smarrito il proprio, tenteranno di rubarvelo senza scrupoli appena lo troveranno incustodito. In fine, seguendo scrupolosamente il vostro prezioso programma, salvo diversi cambi di organizzazione che i relatori stessi potrebbero comunicarvi, dovrete occuparvi dei cavalieri, che non verranno da voi in armatura ma saranno nascosti umilmente nella vostra scatola del materiale: l'ideale è che al vostro arrivo seguendo il programma disponiate nello stesso ordine di intervento dei relatori il supporto riportante il loro nome di ciascuno, al termine di ogni relazione sarà più semplice sostituire il cavaliere riportante il nome del relatore con quello successivo.

 

Appreso tutto questo bagalio di informazioni potrete pensare di avere sotto controllo il "vostro ECM", ecco perchè è bene che siate cosapevoli che ci saranno sempre domande dei partecipanti alle quali potrete non saper rispondere, come quelle relative al numero di crediti rilasciati da un determinato ECM (chiedete al referente), o quelle sui servizi della location che ospita l'evento (chiedete al personale che lavora nella location), o addirittura quelle relative alla logistica e ai trasporti necessari a fine evento (chiedete a Google). La verità è che non finirete mai di imparare, sorprendervi, e trovare nuove strategie per gestire al meglio tutte le situazioni in cui vi troverete a lavorare nella vostra vita, ma sapersi adattare all'ambiente circostante e dunque saper rispondere bene, a uno stimolo come a una domanda, senza lasciar trapelare il panico che vi assale quando credete di non essere all'altezza della situazione, e soprattutto chiedere alla persona giusta, di solito un referente o una collega, vi aggiudicherà non solo il titolo di hostess ECM per la vostra agenzia del cuore, ma anche la sicurezza necessaria ad affrontare qualsiasi altra professione rappresenti per voi il lavoro dei sogni.

 

Inutile dirvi che, qualora voleste candidarvi per un congresso ECM presente tra le offerte di Lavoro Logilux, costituirà requisito preferenziale segnalare tra le note della vostra candidatura aver letto questo articolo!

 


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